На удалёнку без потери качества: опыт Debex

За последние две недели вопрос о том, как оперативно перевести сотрудников в пространство онлайн и не разладить бизнес, стал остро актуальным. Удаленная работа вовсе не равнозначна потере контроля, безответственности работников и краху компании. Она может оказаться даже эффективнее офисной, если продуктивно наладить бизнес-процессы. Благодаря такому подходу к работе можно выявить тех, кто работает много и качественно и тех, кто филонит.

Сооснователь CarPrice и Debex Олег Заньков поделился своим опытом перевода команды на удаленную работу, рассказал, как он наладил эффективное взаимодействие между сотрудниками и какие инструменты для этого использовал. Бизнесмен также поделился секретом, как избежать безответственности работников и сделать так, чтобы каждый чувствовал себя частью команды и вносил свой ежедневный вклад в развитие компании.

Кодекс удаленного работника вместо должностной инструкции

CarPrice начали год назад переводить IT-команду на удаленную работу. Сперва разрешили людям работать из дома 1 день в неделю. Откатали схему в течение 2-3 недель и перевели сотрудников наполовину на домашнюю работу. 2-4 дня сотрудник трудился дома, остальное время – в офисе. Чуть позже разрешили уйти на полную удаленку всем желающим. Debex полностью перешел на удаленный режим с 18 марта – на это потребовалось буквально пару дней.

Для того, чтобы работа продолжала быть эффективной компания прописала Кодекс удаленного работника. Это своего рода обещания, которые сотрудник дает команде:

• Работать 40 часов в неделю;

• Быть доступным для коммуникации в течение рабочего дня. Каждый удалёнщик должен самостоятельно создать нормальные способы коммуникации;

• Обеспечить на всех онлайн-встречах хорошее качество связи, хороший звук, видео и т.д.;

• Информировать коллег о статусе доступности и где можно человека найти;
  Не пропускать ежедневные встречи в определенное время (планерки, где каждый сотрудник рассказывает, что делал вчера, сегодня и какие есть проблемы);

• Давать конструктивный фидбэк работе коллег и конструктивно воспринимать оценку своей работы;

• Присутствовать при необходимости в офисе.

Задача каждого удаленного сотрудника – сделать так, чтобы с ним было комфортно работать вне зависимости от места его нахождения.

Инструменты и подходы, которые позволят удаленку сделать понятней и удобней для остальных

Домашний роутер. Скорость интернета от провайдера – это не та скорость, которая будет на компьютере. Скорость на проводе равна скорости на компьютере, а вот wi-fi гасит скорость.

Поэтому нужен инстурмент с мощным процессором 5G (например, ASUS RT-AC68U), а также подключение к сети wi-fi 5g

Наушники и гарнитура. Если покупать дешевые аксессуары, ваши собеседники будут слышать все, что угодно на фоне, но не вас. Поэтому наушники должны быть с шумоподавлением или гарнитура с DSP процессором с шумо- и эхоподавлением. Например, вот такие:

• Apple Earpods;

• Apple AirPods;

• Plantronic Blackwire 3220 USB-A;

• Jabra EVOLVE 20MS Stereo.

VPN. Если нужна связь с офисным компьютером, нужно также настроить связь с офисной сетью через VPN.

Онлайн-платформы для эффективной работы

Первое, что нужно сделать, – проанализировать ваш офис и подобрать онлайн замену.

• Офис = онлайн-пространство для всех сотрудников;

• Встреча в офисе = видеосвязь;

• Чаты = чаты;

• Маркерная доска = онлайн флипчарт;

• Устные задачи\почта = доска задач онлайн (тасктрекер);

• Обсуждение бумаг = общие документы онлайн;

• Назначение встреч = общий онлайн календарь;

• Пересылка документов по почте = облачный диск;

• Таймер.

Офис онлайн

Это может быть Bitrix, Slack или иные приложения. Плюс в том, что в таких пространствах сразу добавлены все сотрудники, не нужно никого искать.

Программа создает общее пространство для общения и позволяет понять, кто онлайн, а кто отошел

В практике Debex Slack используется для IT сотрудников, Bitrix24 – для остальных.

Видеосвязь

• Zoom. Требует установки программы, но обладает широким функционалом;

• Google Meet. Работает в браузере. Удобен, если в организации используют Gmail. Отлично интегрирован с гугл календарём;

• Bitrix24. Удобен, если заведена вся компания. Есть бесплатный тариф. Он не использует промежуточные сервера, соединяет ваш браузер с браузером собеседника. Это хорошо для связи, даже если центральные перегружены.

Чаты

Обычные (WhatsApp, Telegram и др.) или бизнес-чаты (Bitrix24 и Slack).

Плюсы Bitrix24:

• Все люди компании могут быть добавлены;

• Человеку можно позвонить по видео или аудиосвязи, а не только написать;

• Информация дублируется на почту: если человека не было в онлайне, он получит уведомление на почту.

Плюсы Slack:

• Возможность отвечать в общем чате на сообщение отдельного человека, другие этого не видят. Диалог выделяется в отдельное окно. Это очень удобно. В обычных чатах такое невозможно;

• Каналы – группировка, где можно назначить темы, в которых можно добавлять разных людей или всех людей компании сразу. Это темы для переписки. Например, канал по названию проекта.

Онлайн флипчарт

Один из вариантов - Miro.com. Это онлайн доска, на которую может зайти тот, у кого есть доступ и совместно с другими обсудить рабочие задачи через составление Mind map, схем и т.д.

Доска задач или трекер

Это программы, через которые можно видеть срочные и не очень срочные задачи, те, что в работе и те, что уже выполнены (Trello, Bitrix24, Google Таблицы).

Общие документы

Эти программы позволяют параллельно редактировать документы:

• Google Docs;

• Office365;

• Облако Mail.ru;

• Мой Офис.

Учетные системы

Необходимы для фиксации каких-либо НПА, документов, стандартов, положений и т.д.:

• Bitrix24;

• Airtable (каждый счет на оплаты можно привязать к определенному акту. Подойдет для проектов, которые требуют быстрого запуска. Это что-то между CRM и таблицей);

• Google таблицы.

Бизнес-процессы

• Bitrix24 для настройки логики бизнес-процессов;

• Integromat.com Для настройки автоматических сценариев. Мониторит входящую почту и записывает в гугл-таблицу параметры, которые вы заложите, например, дату и тему письма. Далее программа проверяет приложение к письму и производит с ним действия, которые также запрограммированы владельцем софта;

• Zapier.com может связать разные сервисы между собой.

Календарь

Важный софт, который облегчает жизнь и коммуникации между коллегами. Просто посмотрев в календарь, коллега может назначить созвон или встречу в свободный слот, при этом не придется уточнять, когда кому удобно.

Чтобы календарь эффективно работал, он должен постоянно обновляться, а свободное время должно быть действительно свободно. Программу можно синхронизировать со смартфоном. Так, телефон будет напоминать, когда у вас встречи.

Это могут быть Google Calendar, Office365, Bitrix24 или другие варианты.

Облачный диск

Необходим для хранения большого объема данных.

Bitrix24

• Есть неограниченный тариф на компанию (10 т.р. в месяц);

• Есть нарекания по стабильности, может долго синхронизироваться или не синхронизироваться вообще. Но постоянно улучшается.

Яндекс.Диск

• Можно сэкономить место на компьютере;

• Удобно делиться скриншотами.

Mail.ru Диск

• Почти как Яндекс.

Google Disk

• Удобен, если используется Google Suite.

Debex.Диск

• Неограниченный объем для клиентов Debex.

Таймер

Важен для мониторинга времени на встречах. Его использование позволяет экономить время на более важные задачи и не затягивать совещания и обсуждения.

Один из вариантов – по данной ссылке.

Debex.CRM

Программа работы клиентов Debex с контрагентами по сделкам цессий.

Плюсы:

1. Все контрагенты уже в системе. Никого искать не нужно

2. Дополнительные уведомления, если клиент не был в онлайн

3. Отчеты о прочтении

4. Контроль сроков ответа брокерами

5. Обмен файлами

6. Архив и полная история переписки

Ритуалы и планирование как в Debex

• Общая доска задач для команды, где фиксируются долгосрочные\квартальные\недельные задачи для компании\департаментов\сотрудника.

• Ежедневный созвон, что сделано вчера, какие планы на сегодня. Зеркалирование на доске задач во время разговора.

• Каждый сотрудник дает обещание, что он сделает за сегодня. Когда руководитель дает задание это одно, а когда сам сотрудник дает обещание – другое. Так он сам отвечает за свои слова: если не сделает, значит подвел себя и команду. Это сильно меняет подход к ответственности и продуктивности сотрудника.

• Каждый фиксирует свои ежедневные задачи самостоятельно, но совместно с остальными планирует цели, например, на ближайшую неделю. В удаленной работе важно, чтобы задачи сотрудники ставили самостоятельно. При этом такой подход не исключает возможности руководителя поставить задачу для работника.

• Абсолютно все звонки и встречи нужно заносить в календарь. Для любой встречи более 2 человек, вы просто находите в календаре свободное время и включаете ссылку на видеоконференцию в приглашение.

• Для того, чтобы календарь работал эффективно, он должен вестись постоянно. При чем каждый должен бронировать в нем время для своих же задач. Так, другие работники поймут, что в определенное время человек занят и несколько дел не будут накладываться друг на друга.

Как внедрять бизнес-процессы для удаленной работы

Для начала назначьте регулярную ежедневную встречу в календаре. Выделите на каждого сотрудника по 3-4 минуты и обсудите, что сделано вчера, какие планы на сегодня и какие проблемы возникают. Причем обсуждение проблем логичнее будет вынести персонально на другое время.

Так можно в тестовой режиме поработать 1-3 недели, а далее добавить ретроспективу. Это инструмент, который предполагает проведение двухчасовых сессий (время может быть больше или меньше в зависимости от задачи) раз в две недели. На таких сессиях обсуждается, что было хорошо, что плохо и что стоит изменить, модифицировать в любой сфере.

В сессиях участвует вся команда. Это дает возможность менять команду к лучшему.

После этого пора добавлять двухнедельное планирование спринта. Для этого потребуется провести 2-3 часовую встречу, на которой обсуждается, что компания должна сделать в ближайшие 2 недели, поделить задачи на подцели, и определить кто и что может сделать для их достижения. Участие в обсуждениях принимает вся команда.

Самое важное для эффективной удаленной работы

• Не пытайтесь все контролировать, контролируйте важное и предоставьте сотрудникам больше самостоятельности. Это вернется вам их доверием и большей преданностью.

• Daily meeting желательно назначить до 10 человек. Если сотрудников много, онлайн-встречи лучше делить на команды по 10 человек.

• Важно помнить, что все перечисленные инструменты вторичны. Для эффективной удаленной работы первичны общение и обещания людей. Руководитель должен построить общение с людьми и подключить их к жизни компании, организовать их включение в процесс.

• Людям нужно время адаптироваться. На первых порах будут лаги, но все это разрешимо. На ретроспективах обсуждайте с работниками, что нужно поменять, улучшить.

• Вся удаленная работа строится на точном планировании, поэтому обязательно вносить все звонки и встречи в календарь.