Документооборот на удаленке: как обеспечить бесперебойную работу компании?

В сегодняшней ситуации с коронавирусом, когда многие компании выбирают наиболее подходящие им способы коммуникации с работниками, часто встречается оформление документов с помощью электронных средств связи.

Переход на электронный документооборот (ЭДО) стал возможен в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 года(с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017) и ряда Приказов Министерства финансов и Федеральной налоговой службы РФ: Приказ Минфина РФ от 10 ноября 2015 г. № 174н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» и Приказ ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@(ред. от 01.04.2019) «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме».

Эти нормативные акты позволяют применять ЭДО не только между компаниями, но контролирующими органами тоже. Об это и многом другом ДОЛГ.РФ рассказала кандидата юридических наук, профессионального медиатора Юлии Холодионовой.

Почему важно в современных условиях переходить на такой формат работы? Чем преимущественно полезен ЭДО?

Во-первых, основная идея - снижение материальных затрат на персонал и на ведение документации, так как все будет автоматизировано и потребуется оператор. 

Во-вторых, будут созданы все условия для документооборота между сотрудничающими сторонами, при условии, что они также используют ЭДО.

В-третьих, и, на мой взгляд – одно из самых важных - быстрая и удобная обработка документов без применения бумажных технологий, что может снизить расходы на приобретение, в том числе, бумажных бланков организацией.

В-четвертых, появляется возможность формировать многочисленные тематические папки по деятельности организации, что позволяет оптимизировать работу со всеми проектами документов;
И в-пятых, организация получает возможность оперативно редактировать формы и шаблоны, используемые в коммуникации.

Однако, есть и препятствия к внедрению ЭДО. Ими являются:

• Во-первых, чтобы подписать любой документ, нужно получить электронную подпись, то есть она должна быть у всех сторон сотрудничества.
• Во-вторых, вопрос хранения и защиты от несанкционированного доступа к электронной документации (обычный сейф не подойдет).
• В-третьих, обеспечение защиты и сохранения персональных данных, которые отражены в документах.
• В-четвертых, важным является необходимость создавать резервные копии всех хранящихся в цифровом виде сведений.
• И в-пятых, становится важным получение сотрудниками высокого уровня квалификации для работы с базами данных.

Однако, необходимо заметить, что большинство работников находится в режиме самоизоляции и для их работодателей важно сохранить уровень трудовой коммуникации. В таком случае, когда «удаленная» работа является вынужденной мерой, вполне допустимо, чтобы работодатель начал тестирование использования ЭДО. Все документы на работников целесообразнее формировать в цифровом виде.

Если стороны готовы обмениваться электронными документами, то есть, имеют соответствующие технические возможности, то требования к оформлению таких документов должны быть с учетом правил, применяемых для ЭДО. Ими являются: реквизиты к документам, утвержденные законодательством форматы и подписи ответственных лиц. 

Первой «ласточкой» уже стало тестирование внедрения электронных трудовых книжек. В декабре 2019 года были внесены изменения в ТК РФ, добавлена ст.66.1 «Сведения о трудовой деятельности» (введена Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Суть изменений:работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенный надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданный в письменной форме или направленный в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя.

Еще один пример внедрения цифровых технологий в трудовую жизнь – это электронный трудовой договор. Что это и как будет внедряться?

Закон устанавливает в ст.67 ТК РФ, что трудовые договоры оформляются в письменном виде, в двух экземплярах - по одному для каждой стороны. Еще допускается оформление электронно, для дистанционных работников, то есть для тех, с кем трудовые отношения выстраиваются вне офиса и регулируются главой 49.1 ТК РФ.

Те, кто трудятся в карантине в настоящее время, не являются «настоящими» удаленными работниками, так как их отсутствие в офисах связано с режимом самоизоляции.

Электронный трудовой договор еще не внедрен в обычные трудовые отношения абсолютно для всех работников, пока это только эксперимент, так как это договор о трудовом взаимодействии работодателя и работника, оформленный и заключенный в электронном виде.

Для подтверждения своего согласия с условиями договора стороны используют усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) - так предписывает ст. 312.1 ТК РФ.

Предполагается, что электронный трудовой договор упростит внесение изменений в существующие соглашения, подготовку и предоставление отчетов, проведение надзорных мероприятий.

Федеральный закон от 27.12.2019 N 476-ФЗ«О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи»и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»вступит в силу 1 июля 2020-го и обновит некоторые принципы работы с ЦП.

Процессы аккредитации, проверки достоверности и идентификации личности заявителя станут более четкими и регламентируемыми. То есть цифровая безопасность переходит на более высокий уровень.


Приказы на карантине
В трудовых отношениях является нормальным и понятным бумажный документооборот. Приемы на работу, переводы и увольнения - все они сопровождаются приказами работодателя. Но в современных условиях возникает вполне резонный вопрос: как можно уведомить работника, например, уволенного по соглашению сторон, если работник соблюдает режим самоизоляции, и в офисе его нет?

Уведомить об увольнении по почте нет возможности, а получить усиленную квалифицированную электронную подпись для работника может быть дорого. Остается единственный вариант - обмениваться письмами и документами по электронной почте.

Коммуникация с помощью электронной почты уже не является недостижимой. Для переписки с работниками во время карантина может быть достаточно простой электронной подписи. Такая подпись подходит для общения со всеми работниками, кроме тех, кто подпадает под определение «дистанционного работника» в соответствии с ТК РФ. Простая электронная подпись - это, например, сама электронная почта, ключ проверки электронной подписи - это пароль доступа к почте, а электронный документ - тело сообщения электронной почты и вложения к нему. О дистанционных работниках сейчас не идет речь, так как их обмен информацией с работодателем выстраивается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (ст. 312.5 ТК РФ).

Для переписки с работниками можно использовать корпоративную почту, так как есть возможность удостовериться, что направленная с корпоративного домена информация исходит от конкретного работника и доступ такому домену есть только у определенного круга работников. Это, кстати, также может быть признано доказательством в суде.

Для того, чтобы переписка через корпоративную почту была равнозначна бумажным документам, в том числе, и приказам об увольнении, необходимо, чтобы работодатель подготовил приказ о введении электронного взаимодействия и также было разработано соглашение об электронном взаимодействии, с которым работников необходимо ознакомить под роспись, в том числе, также электронной почтой.

По традиции трудового законодательства, такие документы готовятся в двух экземплярах, одни – у работодателя, второй – у работника. Например, «электронный документ подписан простой электронной подписью Ф.И.О., если он направлен с адреса электронной почты ххххх@ууууу.ru».

В соглашении целесообразно проговорить о равнозначности бумажных документов и документов, которые подписаны простой электронной подписью, что они являются юридически значимыми и что могут подтверждать определенные факты трудовой деятельности. Кроме того, важно, чтобы были согласованы допустимые действия с документами, подписанными электронной подписью, например, открыть, распечатать, подписать, сканировать в определенной формате (чаще – pdf) и направить вложением.

Таким образом, существующая ситуация карантина и самоизоляции работников не является препятствием продолжения трудовых обязанностей в нерабочие дни. Ведь, когда-то нерабочие дни закончатся, и потребуется возвращаться к обычной работе. А формат взаимодействия, выстроенный таким образом, позволит ускорить рабочие процессы и отклик работников/работодателя на выполнение трудовых обязанностей.