Внедрение цифровых технологий в проведение корпоративных процедур

Распространение новой коронавирусной инфекции и последующее введение глобального режима самоизоляции поспособствовали более оперативному внедрению новейших информационных технологий в деятельность организаций. Об этом – юрист и обозреватель ДОЛГ.РФ Артём Пацков.

Степень доверия к цифровым технологиям в сфере корпоративного управления на сегодняшний день уже достаточно высока, ведь иные привычные возможности организации гражданского оборота исключены.

Об этом также говорят цифры. По данным Google Trends, количество поисковых запросов на тему видеоконференций в марте выросло во всем мире в 7 раз в сравнении с январем и февралем 2020 года. В России к маю этого года около 320 компаний (публичных и непубличных) воспользовались онлайн-голосованием на собраниях.

Одной из самых популярных программ для видеозвонков стал сервис Zoom. Отсюда возникает логичный вопрос – насколько применимым является такой сервис, например, для проведения собраний участников/акционеров общества, и будет ли собрание, проведенное таким образом, считаться проведенным в очной форме?

Данные вопросы, в том числе, подлежали обсуждению в рамках круглого стола «Цифровые технологии и корпоративное право».

С одной стороны, «zoom-собрание», аналогично очному. Оно обеспечивает достоверную аутентификацию каждого участника, предоставляет возможность выступить и выслушать участников собрания, а также проголосовать по вопросам повестки дня устно под видеозапись или путем отправки сообщения в чате.

С другой стороны, возникает ряд практических вопросов. Каким образом осуществлять идентификацию участников, как составить и подписать протокол и сможет ли нотариус подтвердить принятие такого решения?

Применительно к акционерным обществам. При проведении годового общего собрания акционеров, общего собрания акционеров или заседания совета директоров не запрещается использование видеоконференцсвязи, что подтверждается п. 11 ст. 49 ФЗ об АО.

Однако на практике существуют ограничения, касающиеся технологий, а также процедур прописанных в законе, что на данный момент исключает полный перенос проведения общих собраний акционеров в онлайн-формат.

Согласно ст. 63 ФЗ об АО протокол общего собрания акционеров должен быть составлен не позднее трёх рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах, каждый из которых подписывается председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров. Как следует из текста закона, возможность подписывать протоколы годового общего собрания акционеров, общего собрания акционеров с использованием ЭЦП не предусмотрена, несмотря на то, что само использование ЭЦП и электронного документооборота прямо предусмотрено в ст. 52, 54, 60, 76 ФЗ об АО. Также в законе однозначно не урегулирован механизм дальнейшего хранения документов только в электронном виде. Действующие нормы закона определяют необходимость формирования документов в бумажной форме.

В Законе об ООО также отсутствуют прямые ограничения для проведения общих собраний участников с использованием систем телекоммуникационной связи. Но при этом, отдельные нормы закона аналогичным образом предусматривают формирование бумажного документооборота. Например, согласно п. 6 ст. 37 ФЗ об ООО протоколы всех общих собраний участников общества должны подшиваться в книгу протоколов, а по требованию участников общества должны выдаваться выписки из этой книги, удостоверенные исполнительным органом общества.

Отсюда следует вывод, что проведение общих собраний возможно в гибридной форме, когда часть участников присутствует дистанционно, другая часть участников/ акционеров, нотариус и счетная комиссия находятся в месте проведения собрания.

Также одним из важных вопросов является определение надлежащих способов идентификации участников собрания. На данный момент институт регистраторов активно занимается решением данного вопроса. Выбирая тот или иной способ идентификации на собрании, в первую очередь, оценивается степень риска оспаривания принимаемых решений, которая определяется количеством голосов акционеров и способностью повлиять на результат голосования.

Основываясь на современных реалиях, большинство акционеров в крупных обществах не обладают такими пакетами, и, в случае массового привлечения миноритариев для обеспечения высокого уровня корпоративного управления, достаточно проведения идентификации по ЕСИА или использования простой электронной подписи.

По мнению регистраторов, на данный момент в законодательстве закреплен неоспоримый способ идентификации и подтверждения результатов голосования – квалифицированные сертификаты ключей, квалифицированной электронной подписи (КЭП). Сервисы, разработанные на основе КЭП, позволят акционеру, однажды подключившись к данной системе, впоследствии в автоматическом режиме перевыпускать свою подпись без визита регистратора. Подписание бюллетеней также будет осуществляться с использованием КЭП, что позволит однозначно определить результат голосования акционера.

Использование биометрии рассматривается в качестве альтернативного способа идентификации участников собрания, однако это не позволит подтвердить именно то, как проголосовал акционер, что, по сути, является самым важным моментом при проведении собраний акционеров.

Предметом активного обсуждения является также роль нотариусов в тех случаях, когда используются различные цифровые формы участия в собрании.

На основе анализа действующего законодательства можно сделать вывод, что удостоверение нотариусами решений, принимаемых с использованием видеоконференцсвязи на нынешнем этапе развития законодательства невозможно.

В корпоративных отношениях участие нотариуса является усеченным. Такая деятельность лишь формально регламентирована законодательством и подзаконными актами. Согласно ст. 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате, нотариус удостоверяет решения органов управления юридического лица, а также состав участников этого органа, присутствовавших при принятии данного решения только в случае личного контакта.

Однако современные технологии все же внедряются в деятельность нотариусов. Нормы об электронном нотариате, закрепленные в 480-ФЗ от 27.12.2019 позволяют совершать нотариальные действия удаленно и удостоверять сделки двумя и более нотариусами с внесением сведений о такой сделке в единую информационную систему нотариата. Предлагается внести изменения, чтобы данные нормы применялись не только в отношении сделок, но и для удостоверения решений собраний.

Положения вышеуказанного закона, которые вступят в силу в декабре 2020 года, позволят также устанавливать личность гражданина и представителя при наличии сомнений и отсутствия документа удостоверяющего личность посредством единой биометрической системы.

Так, можно сделать вывод, что правовое регулирование нотариальной деятельности на данный момент не отвечает требованиям и вызовам сегодняшнего дня. Пандемия обострила описанные задачи, и вскрыла необходимость внесения изменений в действующее законодательство.

В случае проведения собрания с использованием различных телекоммуникационных систем дискуссионным является вопрос определения места проведения такого собрания. Логичным видится, что местом проведения будет являться место нахождения исполнительного органа с указанием платформы для участия, с помощью которой можно идентифицировать личность участника собрания, получить мнение по вопросу повестки дня и зафиксировать принятое решение.

Таким образом, распространение в мире инфекции COVID-19 и последующая глобальная самоизоляция поставили перед бизнесом непростые задачи, решение которых окажет ощутимое влияние на систему правового регулирования корпоративного управления. Особенно остро во время эпидемии проявилась проблема неурегулированности в законодательстве дистанционных способов проведения собраний/заседаний.

Для того чтобы сделать управление организациями эффективным и отвечающим современным требованиям, необходимо дополнительно закрепить в законодательстве:

• формулировки процедуры проведения и созыва собраний, в целях урегулирования основных аспектов онлайн собраний и заседаний органов управления, как в АО, так и в ООО, либо предоставление обществам права самостоятельно определять процедуры в Уставе;
• способы аутентификации и идентификации личности, соответствующих применимому способу принятия решений;
• новые способы фиксации волеизъявлений участников заседания/собрания (например, закрепить, что видеофайл приравнивается к бумажному документу);
• возможность подписания, составления и хранения протоколов в электронном виде с использованием ЭЦП;
• презумпцию надлежащего лица при использовании его идентификатора и, как следствие, возложить риски использования идентификаторов посторонними лицами на владельца идентификатора;
• механизм удостоверения нотариусами решений, принимаемых с использованием различных телекоммуникационных систем;
• отказаться от анахронизмов в виде помещения как места проведения заседания/собрания, подписи председательствующего и секретаря на протоколе, обязательного наличия и хранения бумажных документов и т.д.